20.02.18 // Ob internationale Pressekonferenz oder lokales Pressegespräch - die richtige Organisation ist entscheidend. Neben Anlass und relevanter Botschaft gilt es einiges zu beachten.
Eine kurze Checkliste:
• Veranstaltungsort
• Einladung & Presseverteiler
• Ablauf der Pressekonferenz
• Information & Pressemappe
• Service nach der Pressekonferenz
1. Veranstaltungsort
Die richtige Location ist wichtig. Bietet die Location die gewünschte Raumausstattung und Größe? Sind alle technischen Voraussetzungen gegeben? Ist das passende Catering (vielleicht auch themenbezogen) möglich? Wie steht es um die Verkehrsanbindung und Parkmöglichkeiten? Klären Sie rechtzeitig im Vorfeld ab, was vorliegt, was Sie zusätzlich für die Pressekonferenz organisieren müssen und wo externe Dienstleister, beispielsweise eine Medienagentur, angefragt werden sollten.
2. Einladung & Presseverteiler
In der Presseeinladung geben Sie alle Informationen, die wichtig sind (mindestens alle W-Fragen beantworten!). Halten Sie sich dabei so kurz wie möglich und probieren, Interesse und Neugier zu wecken. Verschicken Sie die Einladung rechtzeitig, aber auch nicht zu früh. Lassen Sie in jedem Fall so viel Vorlauf, dass Sie kurz vorher noch mal in den Redaktionen nachfragen können. Wichtig: Achten Sie beim Versand auf die Aktualität Ihres Presseverteilers!
3. Ablauf der Pressekonferenz
Vor Ort brauchen die Medien und sonstigen PK-Teilnehmer einen Ansprechpartner, der kompetent und unkompliziert alle Informationen geben kann (Pressebetreuung). Ausschilderungen, Namensschilder etc. im eigenen Branding unterstreichen die Professionalität Ihrer Pressekonferenz. Ein erfahrener Moderator stellt als Gesprächsleiter die Referenten und Redner vor, vermittelt und koordiniert die Fragen. Tipp: Denken Sie auch an gute Fotomotive und einen eigenen Fotografen.
4. Information & Pressemappe
Die wichtigsten Fakten, Ansprechpartner und begleitende Hintergrundinformationen gehören in eine professionelle Pressemappe. Eine solche Pressemappe erstellen wir Ihnen gerne. Strukturieren Sie Ihre Infos, damit alles übersichtlich ist. Ergänzendes Material wie z.B. Musik bei Künstlern, Logos und Pressebilder erleichtern den Redakteuren ihre Arbeit.
5. Service nach der Pressekonferenz
Im Nachgang der Pressekonferenz sollten Sie im Idealfall noch eine Pressemitteilung versenden - mit allen Informationen samt Fotomaterial. So können auch die Redaktionen berichten, die nicht anwesend waren. In den nächsten Tagen erstellen Sie dann ein Presseclipping, das alle Berichte und Beiträge zusammenstellt. So können Sie den Erfolg genau überprüfen.
Sie benötigen Unterstützung beim Organisieren Ihrer nächsten Pressekonferenz? Die Medienprofis Köln stehen Ihnen jederzeit gerne beratend und ausführend zur Verfügung!